MERZ Pharma archiviert mit ACTApro
Archivsoftware von startext kommt bei MERZ Pharma im Zentralen Wissenschaftlichen und Kaufmännischen Archiv zum Einsatz. MERZ Pharma profitiert mit der Verwendung der Archivsoftware ACTApro von den Erfahrungen, die startext aus der Zusammenarbeit mit historischen Archiven (Historisches Archiv der Stadt Köln, Landesarchiv NRW, Bundesarchiv) über viele Jahre sammeln konnte. Ebenso hat startext in der Zusammenarbeit mit Merz Pharma die Archivierungsprozesse eines Pharmaunternehmens studieren können und erneut wertvolle Erfahrungen gesammelt.
Mit der Verwendung einer professionellen Archivsoftware in der Firma Merz konnten für das interne Zentralarchiv viele der Aufgaben gelöst werden, die sich durch die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung im stark regulierten Pharma-Umfeld stellten.
„Mit seinem modularen Aufbau und den vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten, zum Beispiel bei den Erfassungsmasken, bietet ACTApro für MERZ die beste Lösung für die umfangreichen Aufgabenstellungen an unser Archiv", Dr. Martin Wesslowski, Leitung TQM-SD, MERZ Pharma.
So konnten in einer längeren Entwicklungsphase auch Prozesse und Funktionen in ACTApro implementiert werden, die weit über die Anforderungen an öffentliche Archive hinausgehen, auf die ein Pharmaarchiv aber nicht verzichten kann.
Archiv mit Qualitätssicherung
Als internationales Pharmaunternehmen unterliegt MERZ einer Vielzahl von Gesetzen und Normen zur Qualitätssicherung und Gewährleistung. MERZ hat hierfür ein Qualitätsmanagementsystem implementiert, in welches nun auch die Archivsoftware ACTApro und alle damit verbundenen Prozesse integriert wurden.
Die Sicherheit der Daten ist hierbei ein zentrales Thema. Über Berechtigungskonzepte wird der Zugriff aller Benutzer geregelt und nach Bedarf eingeschränkt bzw. erweitert. Die komfortable Benutzerverwaltung ermöglicht neben der Einrichtung verschiedener Benutzergruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen auch Vertretungsoptionen und Einschränkungen bei inhaltlichen Optionen (Lesen, Bearbeiten). Alle Aktionen werden protokolliert und sind so bei Bedarf nachvollziehbar - ein wichtiger Aspekt in der Pharmabranche, die strengen Audits unterliegt.
Komfortables Handling mit individuellen Anpassungen
Mit ACTApro erfolgen Prozessabläufe zur Erfassung von Dokumentationen aus dem Bereich Forschung und Entwicklung komfortabel unterstützt durch ein hierarchisches Verschlagwortungs-System mit flexiblen Klassifizierungen und Thesauri. Individuell gestaltete Hinterlegungslisten ermöglichen die firmenspezifische Indexierung.
In der Magazin- oder Standortverwaltung werden unterschiedlich tiefe Strukturen in Form einer Baumstruktur dargestellt, wie wir sie aus dem Windows Dateimanager kennen. Die integrierte Recherche ermöglicht eine objektbezogene Suche über den kompletten Bestand.
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