startext COMO: Der Übernahmeeditor für unstrukturierte Dateisammlungen

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass sowohl berufliche als auch private Unterlagen nur noch als Dateien vorliegen. Briefe, Protokolle, Strategiepapiere, Rechnungen – was früher in Papierform in beschrifteten Ordnern aufbewahrt wurde, erhalten Archive heute häufig in Form einer Festplatte mit einer individuell gewachsenen Verzeichnisstruktur. Mit startext COMO lassen sich diese „born digitals“ leicht ordnen, die Archivwürdigkeit der Dateien bewerten und für den Ingest in das digitale Langzeitarchiv vorbereiten.

Während ein geübter Archivar sich bei Pappordnern mit Dokumenten aus Papier relativ schnell einen Überblick verschaffen kann, welche der Unterlagen archivwürdig sind und welche nicht, gelingt das bei digitalen Verzeichnissen bislang nicht so leicht. Je nachdem, wie ausführlich die Dateien betitelt sind, muss jede einzelne geöffnet und der Inhalt überprüft werden. startext COMO hilft, ohne mühsames und zeitaufwändiges Öffnen einzelner Dateien Inhalte und Strukturen nachzuvollziehen und die Archivwürdigkeit der digitalen Dokumente zu beurteilen.

Die Originaldateien bleiben unberührt

Dazu wird zunächst das Verzeichnis in startext COMO eingelesen. Ist dies geschehen, lassen sich die enthaltenen Dateien sortieren: Etwa nach Ordnerstruktur, Dateiformat oder auch Volltext. Die neu organisierten Dateien werden anschließend einzeln oder auch als Sammlung in – nach eigenen Kriterien erstellten – Paketen abgelegt.

startext COMO arbeitet nicht mit den Originaldateien, sondern erstellt beim Einlesen eines Verzeichnisses einen Suchindex. Dieser Index bildet die Grundlage für die Zuordnung und Gruppierung. Da die Dateien selbst unberührt bleiben, können Entscheidungen bei Bedarf variiert oder rückgängig gemacht werden, ohne dass der Originalbestand verändert oder gar gelöscht wird.

Wenn der Suchindex bereit ist, lassen sich die Dateien nach unterschiedlichen Kriterien filtern und dann entweder einem Paket zuordnen oder verwerfen. Anwender erstellen diese Pakete vor dem Sortieren der Dateien in beliebiger Zahl, können jedoch bei Bedarf jederzeit weitere Pakete erschaffen.

Transparenz bei allen Arbeitsschritten und Entscheidungen

Für jede Bewertungsentscheidung kann eine Begründung hinterlegt werden. Hier lassen sich häufig vorkommende Begründungen als Vorlagen anlegen oder auch für Einzelfälle individuelle Begründungen eingeben. Das garantiert größtmögliche Transparenz.

Wenn alle Dateien bearbeitet sind, generiert der Nutzer die Pakete als .zip-Dateien und speichert sie am Ort seiner Wahl. Die Software protokolliert alle Bearbeitungsschritte in einer METS-XML-Datei.

startext COMO funktioniert unabhängig von startext Archivsoftware

startext COMO lässt sich nicht nur im Zusammenspiel mit unserer Archivsoftware startext ACTApro und dem startext Repository für die digitale Langzeitarchivierung verwenden. Auch Nutzer anderer Software-Produkte können mit startext COMO digitale Datensammlungen strukturieren und für die Übernahme in ein Langzeitarchiv vorbereiten.

Systemvoraussetzungen

  • startext COMO benötigt keine Installation und ist plattformunabhängig.
  • Arbeitsspeicher: Mindestens 4 GB, empfohlen 8 GB

Unser Service

Nach der Entscheidung für unser Produkt stehen wir Ihnen als zuverlässiger Servicepartner bei den Herausforderungen im Arbeitsalltag zur Seite:

  • Zur Anwendungsberatung bieten wir Ihnen eine Kommunikation via Fernzugriff an.
  • Mit dem Abschluss eines Wartungs- und Pflegevertrags erhalten Sie nicht nur kostenlose Beratung bei Problemen und Fragen, sondern auch immer die neueste Version unserer Software.

Fragen zu startext COMO? Wir beraten Sie gern!

Probieren Sie startext COMO aus mit einer kostenfreien Teststellung. Für eine persönliche Beratung erreichen Sie uns unter der Telefonnummer 0228 959 96-0.

Die Broschüre zu startext COMO finden Sie hier zum Download.