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Anwendungsfunktionen

Zentrales CM-Archiv

Fundament des CMS ist der IBM Content Manager 8.3. Er stellt das zentrale CMS-Archiv und besteht in der verwendeten Konfiguration aus einem Library- und einem Resource-Server. Der Library-Server sichert und verwaltet alle Metadaten und die Dokumenthierarchien. Der Resource-Server erlaubt den transaktionssicheren Zugriff auf alle Dateien des CMS. Beide Server werden auf einem Rechner betrieben, auf dem zusätzlich noch die DB/2-Datenbanken (je eine für Library- und Resource-Server) laufen. Darauf aufbauend wurde das Content Management System (CMS) programmiert, dass den Berliner Wasserbetrieben (BWB) als digitales Archiv- und Auskunftssystem dient.

Graphisches Erscheinungsbild des Content Management System (CMS)

Der Recherche-Client und die Navigation aus dem SAP-Client sind die für die Mehrheit der Anwender sichtbaren Teile des CMS. An dieser Stelle wurde besonders großer Wert auf eine übersichtliche Struktur der Benutzeroberfläche und ein den Anwendern vertrautes Layout gelegt. Das Layout wurde von der BWB-Web-Anwendung ASS (Ablauf-Steuerungs-System) zur Steuerung von Baumaßnahmen übernommen.

Erfassungs-Client

Das Anlegen neuer Dokumente bzw. eine Änderung der Metadaten geschieht über den Web-Client (Browser). Das Anlegen und Ändern ist jedoch nur der Scannstrecke im Planarchiv und den Dokumentverantwortlichen erlaubt. Leseberechtigte Nutzer können aber per Mausklick eine Überarbeitung der Dokumente beantragen (Funktion: Check in / Check out).

Hierarchie-Editor

Teil der Metadaten der Dokumente ist die Zuordnung der Dokumente zu navigierbaren Hierarchien. Zur Erfassung und für die Verwaltung zusätzlicher Hierarchien neben der PM-Hierarchie wurde der Hierarchie-Editor entwickelt. Seine Bedienung erfolgt ebenfalls über den Web-Client (Browser).

Recherche-Client

Zum Auffinden der Dokumente (Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen) bietet das CMS vielfältige Recherchefunktionen, die sich an das Suchsysteme des Internets, wie beispielsweise Google, anlehnen. Der Recherche-Client bietet allen Nutzern ein intuitiv zu bedienendes Web-Interface. Anhand von Suchbegriffen kann in einer Volltextsuche mit den Boole'schen Operatoren UND/ODER gesucht werden. Mit gezielten Eingrenzungen auf bestimmte Hierarchien, Metadaten oder zeitlich konkret umrissener Dokumente kann die Recherche verfeinert werden.

Navigation auf der Grundlage des SAP-Client

Neben dem Recherche-Client kann der Nutzer alle Dokumente auch anhand der Hierarchien (Knoten) im Navigationsbaumes auffinden. Sofern er weiß, in welchem Knoten sein Dokument liegt, muss er diesen Knoten nur per Mausklick aktivieren. Daraufhin wird ihm sofort eine Ergebnisliste der enthaltenen Dokumente angezeigt. Dem Nutzer steht es frei, entweder mit dem SAP-Client oder mit dem CMS durch die Dokumenthierarchie zu navigieren.

Barcode

Jedem physikalischen Dokument wird durch den Scannprozess mit AscentCapture ein eindeutiger Barcode zugeordnet. Der Barcode wird ausgedruckt und der Papiervorlage beigefügt. Bei späteren Änderungen an dem Dokument ordnet es das CMS bei erneutem Scannen automatisch wieder dem korrekten logischen Dokument zu. Bei einer Änderung der Papiervorlage muss daher kein neues Dokument angelegt werden. Auch für die Suche ist der Barcode sehr hilfreich. Der Nutzer gibt die Nummer ein und erhält sofort Zugriff auf das Dokument.

Viewer

Die für den Nutzer relevanten Dokumente können im mitgeliefertem Viewer des CMS angezeigt werden. Dieser verfügt über wichtige Funktionalitäten für die Arbeit mit den Dokumenten, wie beispielsweise Angaben zur Historie, Annotation, heller/dunkler-Einstellungen, schwebende Lupe, etc.

Download, Im- und Export

Durch das XML-basierte Export/Import-Format kann jeder Nutzer die benötigten Dokumente auf seinen Rechner downloaden, bzw. mehrere Dokumente zusammen mit ihren Metadaten und einem Teil der Dokumentenhierarchie exportieren. Diese Funktion ermöglicht die einfache Bearbeitung von Dokumenten auch außerhalb des CMS.

Offline-Client

Als Notfallsystem erlaubt der Offline-Client auch bei Ausfall des Netzwerks oder des zentralen Servers den Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die für ein Werk relevanten Dokumente werden auf einem Rechner vor Ort gespeichert und regelmäßig gegen die Dokumente im CMS abgeglichen. Auch der Offline-Client ist eine Web-Anwendung. Für den lesenden Nutzer stimmt die Oberfläche mit der des CMS überein. Die Navigation und Suche nach Dokumenten über ihre Metadaten ist wie im CMS möglich. Zusätzlich bietet der Offline-Client dem Nutzer die Möglichkeit, mit einer konkreten Auswahl von Dokumenten (Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen) zu arbeiten. Er nutzt dazu die Exportfunktion des CMS: Ausgewählte Dokumente werden zusammen mit ihren Metadaten und einem Teil der Dokumentenhierarchie exportiert, bzw. in den Offline-Client importiert. Diese Funktionalität steht in beiden Richtungen zur Verfügung. Mit Hilfe des Offline-Clients kann der Nutzer demnach auch Dokumentationen entsprechend der BWB-Richtlinien erstellen, um sie anschließend über die Export/Import Funktion wieder ins CMS aufzunehmen.

Administration

Die Rechteverwaltung erfolgt auf der Basis von Benutzergruppen. Diese werden im NDS angelegt und vom CMS ausgelesen. Die Rechte werden pro Werk vergeben, d.h. Zugriffsrechte werden nicht auf der Basis einzelner Dokumente festgelegt, sondern aufgrund der Zugehörigkeit eines Dokuments zum Werk definiert. So sind Definitionen der Art: "darf Dokumente des eigenen Werks sehen/ändern" möglich.