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CMS-Highlights

  • Werksinterne Verwaltung sehr großer Datenbestände
  • Sichere und einfache Bedienung des CMS
  • Hybridarchiv gescannter und originär digitaler Dokumente
  • Recherche via Metadaten, Volltext oder in Dokumenthierarchien
  • Unterstützung unterschiedlicher Datenformate für eine zukunftssichere Langzeitarchivierung
  • Im- und Export unterschiedlicher Datenformate
  • Verzahnung von Dokumentansicht und -beschreibung durch speziell angepassten TIFF-Viewer
  • Technische Umsetzung der Vorgaben der BWB für die Dokumentbeschreibungen (Dokumentenklassen, Kategorien, Pflichtfelder)
  • Komfortable Übernahme technischer Dokumentationen nach BWB-Richtlinien in das CMS in nur einem Schritt
  • Informationsbereitstellung von Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen in der aktuellsten Version
  • Alternative Gliederung von Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen in lokale Gliederung (z.B. AKS) und nach technischen Plätzen gemäß SAP PM
  • Gesicherter Notfallbetrieb durch Offline-Client

Das CMS in der Praxis:

Arbeitsablauf innerhalb des Planarchivs

Erstellung der Metadaten: Mitarbeiter des Planarchivs legen im CMS für jedes physikalische Dokument (Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen) ein logisches Dokument an. Anschließend wird das physikalische Dokument eingescannt, durchläuft, wenn möglich, die OCR-Texterkennung und wird automatisch dem logischen Dokument zugeordnet. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen oder Überarbeitungen notwendig werden, so können die Dokumente aus dem CMS für alle Mitarbeiter sichtbar ausgecheckt und vom Planarchiv überarbeitet werden.

Arbeitsablauf in den Werken am Beispiel eines Störfalls

Der Störfall wird im SAP-PM erfasst. Die Abteilung Instandhaltung beginnt mit der Bearbeitung der Störung, indem der Mitarbeiter über den "Technischen Platz" die Stammdaten erreicht. Aus den Stammdaten heraus gelangt er direkt in das CMS. Ein Mitarbeiter loggt sich in das CMS ein. Dort wird ihm die Ergebnisliste der zu Weiterbearbeitung infrage kommenden Dokumente präsentiert. Benötigt der Mitarbeiter noch weitere Dokumente, um die Störung zu beheben, bietet ihm das CMS komfortable Suchmasken, um die Unterlagen aufzufinden. Das (die) benötigte(n) Dokument(e) werden in ihrer aktuellsten Version im Viewer angezeigt, können abgespeichert und/oder ausgedruckt werden.