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Erschließungsstruktur

Aufgabe des CMS ist die digitale Archivierung und just-in-time Bereitstellung von Bauakten, Anlagen-, Betriebs- und Bestandsdokumentationen. Diese Dokumente existieren entweder als Papiervorlagen oder in elektronischer Form. Realisiert wird die digitale Erfassung der Papiervorlagen über die Scannstrecke. Ein logisches Dokument wird angelegt, einer Hierarchie zugeordnet und mit Metadaten versehen. Der anschließende Scannprozess und die automatische Texterkennung wird mit AscentCapture realisiert. Das Abbild jedes physikalischen Dokumentes wird in diesem Prozess automatisch mit dem logischen Dokument verbunden.

Um die einzelnen Dokumente wieder auffindbar zu machen, werden drei Verfahren verwendet: 1. Der direkte Zugang zu den Dokumenten aus SAP heraus. 2. Die Dokumente werden in Hierarchien (SAP-PM und lokale Werkshierarchien, welche die Struktur der Werke abbilden) organisiert. Hierdurch wird ein Zugang durch die Navigation in diesen Hierarchien ermöglicht. 3. Jedes Dokument kann über die Suchfunktionen des CMS aufgefunden werden. Hierfür muss die Position des Dokumentes in der Hierarchie nicht bekannt sein, da bei der Recherche nicht nur auf Metadaten zugegriffen wird, sondern ggf. auch Volltextrecherchen vorgenommen werden.

Die Suche und das Anlegen neuer Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, erfolgt mittels einer Web-Anwendung, so dass hierfür keine zusätzliche Software auf den Clients installiert werden muss.

Um die Dokumente sofort auf den Bildschirm anzuzeigen, ist das CMS mit einem Viewer verbunden, der hilfreiche Funktionalitäten für die Arbeit mit den Dokumenten liefert, wie beispielsweise Angaben zur Historie, Annotation, heller/dunkler-Einstellungen, schwebende Lupe, etc.

Da der Zugriff auf dieses elektronische Archiv für die Arbeit in den Werken (etwa bei Wartungsarbeiten) von entscheidender Bedeutung ist, bietet der Offline-Client die Möglichkeit, auf die gespeicherten Informationen bei Ausfall des Netzwerks zuzugreifen. Dazu werden die Daten werkweise auf lokale PCs kopiert und dort zugänglich gemacht.