Anwendungsfunktionen

Archivgutverwaltung

• Standortzuweisung (Gebäude, Stockwerk, Raum, Regalstellplatz) von Ablieferungen
• Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Ablieferungen mit Registraturbildner, Umfang und Bestandzuordnung
• Protokollierung von Zu- und Abgängen Verwaltung von Magazin, Akzessionen und Kassanden
• Erstellung Bestandsübersicht und Bestandsstatistik

Erschließung

• Vordefinierte Erfassungsmasken vorhanden für: Bandserie, Personenbezogene Akten, Beiakten, Personenstandsregister, Bild/Foto, Plakate, Film, Prozessverfahrensakten, Film / Fiche, Reihenmessbilder, Grundakten, Registraturbildner, Hinweismitteilungen, Sachakte, Karten / Pläne, Schrägluftaufnahmen, Kirchenbücher, Siegel, Luftbildpläne, Ton, Materialien, Urkunden
• Verwendbarkeit individueller Erfassungsmasken für verschiedene Archivalien
• Zuordnung von Beständen und Findbüchern in n:m Relation
• Übernahme und Vorbelegung von einzelnen Feldinhalten, ausgewählten Feldinhalten und ganzen Datensätzen bei Neuanlage eines Datensatzes einstellbar
• Komplexe Erfassung von Schutz- und Sperrfristen (gesetzliche Bestimmungen, individuelle Vereinbarungen, konservatorische Gründe und Reproduktionsbeschränkungen) einschließlich Erben für Bestände, Findmittel und Verzeichnungseinheiten
• Komplexe Erfassung von Laufzeiten Suche / Ersetze - Funktion feldspezifisch oder feldübergreifend
• Abbildung der Behördengeschichte als Registraturbildner mit Erfassung von Vorgängern und Aufgabenwanderung
• Verwaltung von Beständen
• Verwaltung der Tektonik und Abbildung als Baumstruktur
• Verwaltung von Findbüchern
• Verwaltung der Klassifikation und Abbildung als Baumstruktur
• Erfassung von Verweisen
• Erfassung von Vorgängen
• Erfassung von Serien
• Unterstützung der Erfassung von Massenakten
• Darstellung und Erfassung der Findbuchinhalte wahlweise als Masken oder Übersichtstabelle
• Globales Suchen und Ersetzen in einem ganzen Findbuch
• Erfassung von Geoinformationen und Anbindung von Geoinformationssystemen oder Digitalisierapplikationen
• Signaturen können automatisch vergeben werden
• Dublettenkontrolle der Signatur ein- und ausschaltbar
• Aus Textverarbeitungen bekannte Editiermöglichkeiten (kopieren, entfernen, einfügen und überschrieben)
• Sortierresistente Datensatzverknüpfung (Klammerung von Verzeichniseinheiten) möglich
• Erstellung beliebiger sachthematischer Inventare möglich

Indexierung und Recherche

• Automatische und manuelle Indizierung ausgewählter oder aller Feldinhalte mit frei definierbarer Stoppwort- und Positivliste
• Recherche strukturiert (Tektonik / Klassifikation) in Übersichtstabellen mit Sortierung, über Volltextsuche oder über Deskriptoren auch Findbuch- oder bestandsübergreifend möglich
• Anzeige von Fundstellen tabellarisch oder in Detailanzeige

Import, Export und Ausgabe

• Export von Findbüchern nach RTF (auch mit hinterlegter Formatvorlage), MS-Access, MS-Excel, MS-Word, xBase/dBase, EAD, XML, Midosa, CSV und HTML
• Import von Findbüchern aus RTF, MS-Access, MS-Excel, MS-Word, xBase/dBase, EAD, XML, Midosa und CSV, Austauschformat des DFG Projekts Retrokonversion
• Freie Layoutgestaltung der Druckausgabe von Findbüchern und Beständeübersichten, Findbuchausdruck mit Vorwort, Inhaltsverzeichnis und Index

Administration

• Freie Definition und Anpassung der Erfassungsformulare
• Anpassung der Datenstrukturen an die spezifischen Bedürfnisse
• Einfache Erstellung und Anpassung von Skripten für die Maskensteuerung (z.B. Verzeichnung von Massenakten und für den Import / Export)
• Hinterlegung von Plausibilitätsprüfungen zu Feldern
• Vorbelegung von Feldern einstellbar
• Erstellung, Anpassung und Verwaltung von Berichten und Statistiken über die Standardsoftware "Crystal Reports" bzw. JasperReport/OpenReports
• Komfortable Verwaltung von Systembenutzem mit deren Rollen und Benutzerrechten

Workflow

• Integration von Enhydra-SHARK (Open-Source Workflow-Engine)
• Referenz-Implementation der WfMC-Spezifikation
• Definition der Workflow-Prozesse erfolgt in XPDL (XMl Process Definition Language)
• Workflow Engine arbeitet als SOAP Server
• verwendbar Verbindung mit Windows- und Web-Clients

Technische Merkmale

• Anbindung von digitalen Informationen (Bilder, Archivalienabbildungen, Audio, Video) in Verzeichnungseinheiten
• Textfelder bis auf Bildschirmgröße zoombar
• Verwendung von Textbausteinen
• Speicherung der Informationen als in XML strukturierte Dokumente
• Stabiler Multi-User Betrieb auch bei großen Userzahlen
• Integrierte Hilfefunktion, Kontext-sensitive Menüs und individuelle Belegung von Funktionstasten
• Volle Unterstützung von Unicode
• Deutschsprachige Oberflächen mit in der deutschen Archivlandschaft üblichen Terminologie