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Anwendungsfunktionen

Archivgutverwaltung

  • Standortzuweisung (Gebäude, Stockwerk, Raum, Regalstellplatz) von Ablieferungen
  • Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Ablieferungen mit Registraturbildner, Umfang und Bestandzuordnung
  • Protokollierung von Zu- und Abgängen Verwaltung von Magazin, Akzessionen und Kassanden
  • Erstellung Bestandsübersicht und Bestandsstatistik

Erschließung

  • Vordefinierte Erfassungsmasken vorhanden für: Bandserie, Personenbezogene Akten, Beiakten, Personenstandsregister, Bild/Foto, Plakate, Film, Prozessverfahrensakten, Film / Fiche, Reihenmessbilder, Grundakten, Registraturbildner, Hinweismitteilungen, Sachakte, Karten / Pläne, Schrägluftaufnahmen, Kirchenbücher, Siegel, Luftbildpläne, Ton, Materialien, Urkunden
  • Verwendbarkeit individueller Erfassungsmasken für verschiedene Archivalien
  • Zuordnung von Beständen und Findbüchern in n:m Relation
  • Übernahme und Vorbelegung von einzelnen Feldinhalten, ausgewählten Feldinhalten und ganzen Datensätzen bei Neuanlage eines Datensatzes einstellbar
  • Komplexe Erfassung von Schutz- und Sperrfristen (gesetzliche Bestimmungen, individuelle Vereinbarungen, konservatorische Gründe und Reproduktionsbeschränkungen) einschließlich Erben für Bestände, Findmittel und Verzeichnungseinheiten
  • Komplexe Erfassung von Laufzeiten Suche / Ersetze - Funktion feldspezifisch oder feldübergreifend
  • Abbildung der Behördengeschichte als Registraturbildner mit Erfassung von Vorgängern und Aufgabenwanderung
  • Verwaltung von Beständen
  • Verwaltung der Tektonik und Abbildung als Baumstruktur
  • Verwaltung von Findbüchern
  • Verwaltung der Klassifikation und Abbildung als Baumstruktur
  • Erfassung von Verweisen
  • Erfassung von Vorgängen
  • Erfassung von Serien
  • Unterstützung der Erfassung von Massenakten
  • Darstellung und Erfassung der Findbuchinhalte wahlweise als Masken oder Übersichtstabelle
  • Globales Suchen und Ersetzen in einem ganzen Findbuch
  • Erfassung von Geoinformationen und Anbindung von Geoinformationssystemen oder Digitalisierapplikationen
  • Signaturen können automatisch vergeben werden
  • Dublettenkontrolle der Signatur ein- und ausschaltbar
  • Aus Textverarbeitungen bekannte Editiermöglichkeiten (kopieren, entfernen, einfügen und überschrieben)
  • Sortierresistente Datensatzverknüpfung (Klammerung von Verzeichniseinheiten) möglich
  • Erstellung beliebiger sachthematischer Inventare möglich

Indexierung und Recherche

  • Automatische und manuelle Indizierung ausgewählter oder aller Feldinhalte mit frei definierbarer Stoppwort- und Positivliste
  • Recherche strukturiert (Tektonik / Klassifikation) in Übersichtstabellen mit Sortierung, über Volltextsuche oder über Deskriptoren auch Findbuch- oder bestandsübergreifend möglich
  • Anzeige von Fundstellen tabellarisch oder in Detailanzeige

Import, Export und Ausgabe

  • Export von Findbüchern nach RTF (auch mit hinterlegter Formatvorlage), MS-Access, MS-Excel, MS-Word, xBase/dBase, EAD, XML, Midosa, CSV und HTML
  • Import von Findbüchern aus RTF, MS-Access, MS-Excel, MS-Word, xBase/dBase, EAD, XML, Midosa und CSV, Austauschformat des DFG Projekts Retrokonversion
  • Freie Layoutgestaltung der Druckausgabe von Findbüchern und Beständeübersichten, Findbuchausdruck mit Vorwort, Inhaltsverzeichnis und Index

Administration

  • Freie Definition und Anpassung der Erfassungsformulare
  • Anpassung der Datenstrukturen an die spezifischen Bedürfnisse
  • Einfache Erstellung und Anpassung von Skripten für die Maskensteuerung (z.B. Verzeichnung von Massenakten und für den Import / Export)
  • Hinterlegung von Plausibilitätsprüfungen zu Feldern
  • Vorbelegung von Feldern einstellbar
  • Erstellung, Anpassung und Verwaltung von Berichten und Statistiken über die Standardsoftware "Crystal Reports" bzw. JasperReport/OpenReports
  • Komfortable Verwaltung von Systembenutzem mit deren Rollen und Benutzerrechten

Workflow

  • Integration von Enhydra-SHARK (Open-Source Workflow-Engine)
  • Referenz-Implementation der WfMC-Spezifikation
  • Definition der Workflow-Prozesse erfolgt in XPDL (XMl Process Definition Language)
  • Workflow Engine arbeitet als SOAP Server
  • verwendbar Verbindung mit Windows- und Web-Clients

Technische Merkmale

  • Anbindung von digitalen Informationen (Bilder, Archivalienabbildungen, Audio, Video) in Verzeichnungseinheiten
  • Textfelder bis auf Bildschirmgröße zoombar
  • Verwendung von Textbausteinen
  • Speicherung der Informationen als in XML strukturierte Dokumente
  • Stabiler Multi-User Betrieb auch bei großen Userzahlen
  • Integrierte Hilfefunktion, Kontext-sensitive Menüs und individuelle Belegung von Funktionstasten
  • Volle Unterstützung von Unicode
  • Deutschsprachige Oberflächen mit in der deutschen Archivlandschaft üblichen Terminologie